Politique de confidentialité
pour srp-ua.ch
La présente politique de confidentialité explique comment SRP collecte et traite des données personnelles lorsque vous visitez srp-ua.ch, créez un compte, mettez en ligne des Objets, soumettez des Demandes ou nous contactez. Les règles d’utilisation de la Plateforme figurent séparément dans les conditions d’utilisation.
1. Responsable du traitement
1.1 Responsable du traitement au sens de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) : Support and Recovery Platform (SRP), Bâle, Suisse, association au sens des art. 60 ss du Code civil suisse. Contact : info@srp-ua.ch.
1.2 Les questions et demandes relatives à la protection des données peuvent également être adressées à info@srp-ua.ch.
2. Droit applicable
2.1 SRP traite les données personnelles conformément à la LPD et à son ordonnance (OPDo). Lorsque le RGPD s’applique dans un cas particulier, par exemple à des donateurs ou partenaires en Allemagne ou en Autriche, SRP tient compte de ses exigences. Les Bénéficiaires en Ukraine peuvent en outre être soumis au droit ukrainien de la protection des données.
3. Données que nous traitons
| Catégorie | Exemples | Source |
|---|---|---|
| Données du site et données techniques | Adresse IP, date et heure, pages consultées, navigateur, appareil, système d’exploitation, référent, journaux du serveur | Automatiquement lors de la visite |
| Données de compte et de connexion | Adresse e-mail, prénom et nom, mot de passe (enregistré sous forme protégée), rôle (Donateur/Bénéficiaire), codes et liens de vérification, journaux de connexion et de vérification | Vous |
| Données d’organisation et de contact | Nom et type d’organisation, déclaration personne individuelle/organisation, adresse, numéro de mobile, adresses des entrepôts, personne de contact, correspondance | Vous ou votre organisation |
| Données relatives aux Objets | Descriptions, images, quantités, état, emballage, disponibilité, mots-clés de recherche, traductions | Donateurs |
| Données relatives aux Demandes et aux dons | Panier de demandes, Demandes et leur statut, identifiant de Demande, rapports et documentation sur les dons et la remise, coordination des livraisons | Bénéficiaires, Donateurs, SRP |
| Données d’examen et de conformité | Résultats et validations de l’examen des comptes, des contrôles de plausibilité, de double usage et de sanctions, notes des appels de vérification | SRP, sources publiques, partenaires |
| Données de recherche | Identifiant utilisateur, heure, mots-clés et page pour les recherches sans résultat | Automatiquement lors de la recherche |
| Préférences et consentements | Langue, préférences de communication, consentements donnés ou retirés | Vous |
| Cookies et stockage local | Informations de session, de langue et du panier de demandes persistant (voir chiffre 10) | Votre navigateur |
3.1 Nous ne demandons pas de données sensibles. Les contrôles de conformité (chiffre 4) peuvent porter sur des informations relatives à des sanctions ou à des procédures administratives ou pénales, que la LPD qualifie de sensibles. Nous ne traitons de telles informations que dans la mesure nécessaire à ces contrôles et permise par la loi. Veuillez ne pas nous transmettre d’autres données sensibles, sauf si nous vous le demandons.
3.2 Nous collectons les données principalement auprès de vous ou de l’organisation que vous représentez. Dans certains cas, elles proviennent également d’organisations partenaires, d’autorités, de communes, d’entreprises ou de sources accessibles au public, lorsque cela est nécessaire et licite.
4. Finalités
- Exploitation, sécurisation, maintenance et amélioration du site web et de la Plateforme.
- Création et gestion des comptes, vérification des adresses e-mail et des identités, validation ou refus des inscriptions.
- Examen, structuration, mise en relation et coordination des offres, besoins et Demandes entre acteurs suisses et ukrainiens, y compris notifications automatiques concernant de nouveaux Objets susceptibles de correspondre aux besoins d’un Bénéficiaire.
- Respect des obligations en matière de contrôle des exportations, de sanctions et d’autres obligations légales, y compris les contrôles de plausibilité et de double usage.
- Traitement des demandes de renseignements et communication avec les utilisateurs, membres, partenaires, autorités et bailleurs de fonds.
- Analyse des recherches sans résultat afin de combler les lacunes de l’offre d’Objets disponibles.
- Documentation des activités de SRP et reddition de comptes aux bailleurs de fonds, organes de révision et autorités, en utilisant chaque fois que possible des données agrégées ou anonymisées.
- Exécution des obligations légales, comptables et découlant du droit des associations, et sauvegarde des intérêts légitimes de SRP (sécurité, prévention des abus, exercice de prétentions).
5. Motifs justificatifs du traitement
5.1 SRP traite les données personnelles sur la base de votre consentement, de l’exécution ou de la préparation d’un contrat avec vous (par exemple votre compte sur la Plateforme), d’obligations légales ou d’intérêts privés ou publics prépondérants. Ces intérêts prépondérants comprennent l’exploitation sûre d’une plateforme de coordination à but non lucratif, la prévention des abus et le respect des exigences en matière de sanctions et de contrôle des exportations.
5.2 SRP ne traite que les données nécessaires à ces finalités, dans le respect des principes de licéité, de bonne foi, de proportionnalité, de finalité, de transparence, d’exactitude et de sécurité.
6. Destinataires de vos données
6.1 Au sein de SRP, le comité, la direction et les Administrateurs ont accès aux données dans la mesure nécessaire à leurs tâches.
6.2 Les autres utilisateurs ne voient que ce qui est nécessaire pour une annonce ou une Demande déterminée.
6.3 D’autres destinataires peuvent être : des prestataires informatiques, d’hébergement, de messagerie et de traduction ; des partenaires logistiques, douaniers et de mise en œuvre en Suisse et en Ukraine ; des communes et organisations partenaires ; des bailleurs de fonds et organes de révision ; des conseillers juridiques, fiscaux et fiduciaires ; ainsi que des autorités (par exemple le Secrétariat d’État à l’économie SECO ou la douane), lorsque la loi l’exige ou le permet.
6.4 Les données personnelles ne sont jamais vendues.
6.5 Les prestataires agissent sur nos instructions, dans le cadre d’accords qui imposent des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
7. Communication à l’étranger
7.1 La Plateforme est hébergée en Suisse.
7.2 SRP coordonnant ses activités avec des partenaires en Ukraine, vos données peuvent y être communiquées, par exemple à un Bénéficiaire ou à un Donateur partie à l’échange, à une commune ou à un partenaire de mise en œuvre, mais uniquement dans la mesure nécessaire pour la Demande concernée.
7.3 L’Ukraine ne figure pas sur la liste du Conseil fédéral des États disposant d’un niveau de protection des données adéquat. Pour de telles communications, SRP s’appuie sur des garanties appropriées (notamment des clauses contractuelles types reconnues par l’autorité suisse) ou sur les exceptions légales, par exemple votre consentement ou la nécessité d’exécuter un contrat conclu avec vous ou dans votre intérêt. Les communications au sein de l’UE/EEE reposent sur le caractère adéquat de leur protection des données.
7.4 Ne transmettez pas de données personnelles qui ne sont pas nécessaires à la coordination.
8. Conservation
8.1 Nous ne conservons les données personnelles que tant qu’elles sont nécessaires aux finalités susmentionnées, que des obligations légales de conservation ou de documentation s’appliquent et que des prétentions peuvent être exercées ou contestées. Elles sont ensuite supprimées ou anonymisées.
| Données | Conservation |
|---|---|
| Journaux du serveur | 12 mois au maximum |
| Demandes de renseignements et correspondance | 2 ans après la clôture de l’affaire |
| Données de compte et d’organisation | Pendant la durée d’activité du compte et 3 ans après la dernière activité ou la fermeture ; les comptes inactifs sont supprimés périodiquement |
| Objets, Demandes et dossiers de dons | 10 ans après leur clôture, pour attester les dons, les contrôles à l’exportation et les rapports aux bailleurs de fonds (des délais légaux de conservation peuvent s’appliquer, par exemple jusqu’à dix ans pour les pièces comptables) |
| Journaux des recherches sans résultat | 12 mois, puis agrégés ou supprimés |
| Sauvegardes | Sauvegardes chiffrées, écrasées périodiquement |
9. Sécurité et violations de la sécurité des données
9.1 SRP applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que des restrictions d’accès et des concepts de rôles, la protection par mot de passe, la transmission chiffrée, des codes de vérification à durée limitée, la journalisation des tentatives de vérification, des sauvegardes ainsi que des instructions au personnel et aux prestataires. Une sécurité absolue ne peut être garantie sur Internet ni par e-mail.
9.2 Si une violation de la sécurité des données est susceptible d’entraîner un risque élevé pour votre personnalité ou vos droits fondamentaux, SRP l’annonce au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et, si nécessaire, aux personnes concernées.
10. Cookies, stockage local et technologies similaires
10.1 La Plateforme utilise des cookies et un stockage local techniquement nécessaires pour les sessions de connexion, le choix de la langue, la sécurité et le panier de demandes persistant. Ceux-ci ne requièrent pas de consentement distinct.
10.2 Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Certaines fonctions pourraient alors ne plus fonctionner.
11. Vos droits
11.1 En vertu du droit suisse de la protection des données, vous avez le droit : d’obtenir des informations sur les données que nous traitons à votre sujet ; de faire rectifier des données inexactes ; de demander l’effacement de vos données ou de vous opposer à certains traitements ; de recevoir ou de faire transmettre vos données dans un format électronique courant lorsque les conditions légales sont remplies ; de retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir (le traitement antérieur au retrait reste licite) ; et de demander le réexamen par une personne physique d’une décision individuelle automatisée.
11.2 Pour exercer vos droits, écrivez à info@srp-ua.ch. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours ; si cela n’est pas possible, nous vous en indiquons le motif et le délai de réponse prévu. Les demandes sont en principe gratuites.
11.3 Ces droits peuvent être limités lorsque la loi ou des intérêts prépondérants l’exigent, par exemple en raison d’obligations légales de conservation, d’obligations en matière de contrôle des exportations ou des droits de tiers. L’effacement de données peut avoir pour conséquence que nous ne puissions plus fournir certaines fonctions.
12. Décisions automatisées
12.1 SRP ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs exclusivement de manière automatisée. Les notifications automatiques de correspondances possibles ne font qu’alerter les Bénéficiaires ; la validation des comptes, des Objets et des Demandes est effectuée par des Administrateurs.
13. Réclamations
13.1 Vous pouvez d’abord contacter SRP afin que nous puissions répondre à votre préoccupation. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité de surveillance suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, CH-3003 Berne, www.edoeb.admin.ch. Les utilisateurs d’autres pays peuvent aussi s’adresser à leur autorité locale de protection des données.
14. Mineurs
14.1 La Plateforme s’adresse aux personnes âgées de 18 ans et plus ainsi qu’aux organisations. Elle ne s’adresse pas aux enfants.
15. Modifications
15.1 SRP peut modifier la présente politique de confidentialité, par exemple en cas de changement des traitements ou du droit. La version publiée sur srp-ua.ch fait foi. Les utilisateurs enregistrés sont informés des modifications importantes.
16. Contact
16.1 Support and Recovery Platform (SRP), Bâle, Suisse. E-mail : info@srp-ua.ch.